LA GESTIONE DELLE PEC È SEMPLICE ED EFFICACE CON PEC MANAGER ENTERPRISE EDITION DI SIAV

Governare correttamente le mail e, soprattutto, le PEC, elemento chiave della gestione del business, è uno dei problemi più rilevanti legati allo spreco di tempo, alla dimensione ottimale dell’organizzazione, nonché alla concentrazione, elementi che, se trascurati o resi poco efficienti, rischiano di far incrinare la solidità dell’intera cultura aziendale.

333 miliardi di mail mediamente inviate e ricevute ogni giorno, sulla base globale di 4 miliardi di utenti, (fonte: mail Statistics Report 2020-2025 Executive Summary) riporta Siav, realtà informatica leader di sviluppo software e di servizi informatici, specializzata nei processi digitali nella gestione documentale e nella dematerializzazione. Questi sono i dati statistici che interessano il 2022 e le proiezioni per il futuro prospettano cifre ancora più impressionanti, con 376 miliardi stimati per il 2025.

Senza farsi, però, solo impressionare dai numeri, è importante sottolineare che l’utilizzo della PEC, canale di comunicazione di valore, offre comunque grandi vantaggi su tempi, costi, sicurezza e affidabilità, vantaggi che, con una corretta ottimizzazione, si traducono in concrete possibilità di essere maggiormente competitivi, grazie alla concretezza del miglioramento di numerosi processi organizzativi.

Parole chiave: gestire e archiviare, grazie all’intelligenza artificiale

Ma se è chiaro che i benefici legati alla PEC non si limitano al fatto di attivare una casella, non è immediato comprendere il modo più semplice ed efficace per ottimizzare il flusso di PEC. Ed è proprio per questo che Siav, facendo leva sulla propria radicata expertise nella dematerializzazione dei processi documentali, nel cui quadro generale dovrebbe rientrare anche la PEC, ha messo a punto una soluzione quale PEC Manager Enterprise Edition, che, grazie a un approccio full digital, permette di gestire e archiviare alla perfezione, evitando dispersioni, ridondanze e perdite.

Con questo tipo di approccio integrato e interamente digitalizzato, infatti, la PEC rientra in una visione evoluta che la considera parte del patrimonio aziendale e in quanto tale, come un processo da gestire finalizzato all’ottimizzazione dell’operatività complessiva.

Elemento chiave della soluzione di Siav è la capacità di costruire le proprie soluzioni in house facendo ricorso a tecnologie smart di ultima generazione, che tramite l’integrazione senza soluzione di continuità con il sistema di gestione documentale Archiflow, permette di gestire i flussi informativi grazie a classificatori, smistatori e logiche di intelligenza artificiale, unificando con precisione le interfacce e implementando preziose funzionalità di collaboration,

I vantaggi concreti

L’integrazione nativa – e il conseguente dialogo - con Archiflow rende PEC Manager molto più di un semplice client di invio/ricezione PEC e permette l’archiviazione nel sistema documentale dei messaggi inviati e ricevuti, nonché delle ricevute di consegna e di accettazione: in questo modo, la PEC archiviata in Archiflow è al sicuro e sotto il completo controllo della piattaforma documentale (a differenza delle web-mail offerte dai provider PEC che rimangono di “proprietà” dei provider stessi).

Questa integrazione progettata e implementa da Siav è il fattore fortemente differenziante e vincente, che in relazione alle proprie funzionalità permette, per esempio, di sfruttare al meglio le potenzialità della PEC, quale il valore legale slegato da supporto cartaceo, evitando i rischi connessi alla potenziale perdita di documenti.

Ma a parte la smaterializzazione del valore legale di un documento e/o la salvaguardia del valore legale del medesimo, con tutti i benefici di ordine pratico ed economico, la soluzione di Siav è particolarmente business oriented e funzionale all’efficientamento delle amministrazioni pubbliche poiché, anche in un ambiente con centinaia di indirizzi, in virtù di sofisticati processi di automazione, che applicano algoritmi di Machine Learning, tra le altre cose, consente di:

• Profilare i contenuti in base alle regole interne;
• Collocare la PEC in un vero e proprio workflow organizzato e rigoroso;
• Controllare pienamente i contenuti, stabilendo sempre “chi può vedere cosa”;
• Assegnare la presa in carico della singola PEC, per evitare sovrapposizioni;
• Disporre di uno strumento di monitoraggio unico per la gestione di più caselle;
• Semplificare le operazioni di ricerca fra e all’interno delle PEC;
• Assegnare task e scadenzari abbinati alle PEC;
• Stabilire chi può vedere i messaggi;
• Classificare in modo automatico i messaggi, anche tramite etichette, per lavorarli in modo rapido e mirato;
• Integrarsi nei processi documentali dell’Organizzazione;
• Certificare il contenuto in uscita, sottoscrivendo la documentazione inviata con firma digitale;
• Adeguarsi alle normative vigenti in tema di scambio di documenti in formato elettronico;
• Gestire separatamente le comunicazioni che contengono nella stessa PEC allegati relativi ad argomenti differenti.
• Eliminare le problematiche relative alla saturazione delle caselle PEC grazie al download automatico dei messaggi nel repository locale.

Pensando a un approccio smart, vale la pena ricordare anche il grande valore, in termini di economia aziendale, delle funzioni che nella gestione offerta da Siav vengono definite avanzate:

• monitoraggio continuo delle caselle;
• gestione e interpretazione delle ricevute di ritorno, per la verifica dell’esito delle spedizioni effettuate;
• monitoraggio per l’individuazione di errori nell’accesso alla cassetta PEC (es: casella non accessibile, raggiungimento del limite di spazio disponibile).

Un approccio tailor made, anche nella formazione

Nell’ambito dei vantaggi del Pec Manager Enterprise Edition di Siav, va posto l’accento anche sulle numerose possibilità di personalizzazione, che lo rendono uno strumento veramente flessibile e user friendly, per esempio, con template delle mail ad hoc, gestione dei sistemi di posta ordinaria, creazione di rubriche dedicate…

Tra gli asset di Siav figura anche il costante affiancamento formativo per tutto ciò che riguarda l’implementazione del sistema e il successivo utilizzo, nell’ottica di una partnership basta su una continuità post sales, autentica, efficace e risolutiva di dubbi e problemi.