Ascensio System presenta ONLYOFFICE Private Rooms, un nuovo modo di elaborare e condividere i documenti in totale sicurezza

Ascensio System, azienda lettone leader in ambito IT sviluppatrice di ONLYOFFICE, presenta un’innovativa soluzione che integra e completa i suoi editor: le ONLYOFFICE Private Rooms. I documenti rimangono criptati durante tutto il processo di editing, archiviazione, co-editing e condivisione. Non è più necessario inventare, inviare o inserire password: vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato nella condivisione di un documento.

La tecnologia delle Private Rooms - che vanno a integrare la suite ONLYOFFICE Workspace - garantisce sicurezza ed efficacia senza compromessi, mantenendo i documenti criptati in tutte le fasi: non solo si evitano i pericoli esterni, ma si escludono anche i rischi di azioni volte a minare la sicurezza dei documenti e di un accesso non autorizzato alle informazioni private.

La collaboration risulta sicura a tutti i livelli: sul mercato esistono alcuni software che offrono una crittografia end-to-end per l’archiviazione dei file. Tuttavia, anche con i più elevati livelli di sicurezza, i dati risultano comunque vulnerabili nel momento in cui diventa necessario condividerli con i colleghi. La soluzione ONLYOFFICE Private Rooms è l’unica che consente di condividere, modificare e persino co-editare i documenti mantenendoli criptati in tutte le fasi.

“Siamo molto contenti di annunciare l’implementazione delle Private Rooms nei nostri Desktop Editors. In questo particolare momento, in cui la pandemia ci stimola a trovare nuove modalità di lavoro a distanza e di collaborazione, è di vitale importanza poter garantire la sicurezza dei dati alle aziende, con modalità innovative e al tempo stesso semplici da utilizzare. Per garantire che i dati siano ancora più al sicuro, abbiamo scelto di rilasciare il codice delle Private Rooms con la stretta supervisione della community open-source e incoraggiare la partecipazione al programma Bug Bounty 2021. Crediamo che la collaborazione nell’elaborazione dei dati sia il futuro e per questo motivo ci stiamo impegnando a supportarne la crescita con le nostre soluzioni”, commenta Lev Bannov, fondatore e CEO di Ascensio System.

Le Private Rooms funzionano tramite l'interfaccia degli ONLYOFFICE Desktop Editors, un pacchetto di editor che consente di creare, visualizzare e editare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni per criptare e decriptare i dati sul client e stabilire un end-point di sicurezza.

Quando un utente accede a ONLYOFFICE Workspace, l'app desktop genera due chiavi - una privata e una pubblica - e le memorizza. Nel momento in cui lo stesso utente salva un documento all'interno di una Private Room, i dati vengono criptati con password a 256-bit generata automaticamente.

Successivamente questa password viene criptata mediante una chiave pubblica dell’utente. Il file finale viene archiviato in una Private Room nel cloud ONLYOFFICE. Accedendo a un file criptato, l'interfaccia ONLYOFFICE Desktop Editors dell'utente lo decripta usando la chiave privata. Questo consente di lavorare in modo sicuro e semplice, non è infatti necessario inventare, inviare o inserire password, perché vengono generate automaticamente. La tecnologia consente l'implementazione in ambienti mobili e cloud e l'integrazione con servizi di terze parti. Attualmente è possibile criptare in una Private Room file DOCX, XLSX e PPTX.

Semplicità di utilizzo, per facilitare la collaborazione

Le Private Rooms di ONLYOFFICE sono semplici da utilizzare: l’avvio è rapido e non è necessario installare alcuna applicazione aggiuntiva o seguire complicate istruzioni: un'interfaccia desktop interagisce con l'ambiente cloud online senza ulteriori passaggi per la configurazione. Non è necessario inoltre inserire o, aggiornare password, in quanto queste vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato quando il documento viene condiviso. Durante la modifica in collaborazione, i dati inseriti da ogni utente vengono criptati individualmente e condivisi tramite una crittografia asimmetrica. Tutte le modifiche apportate dai co-autori sono criptate, secondo lo standard AES-256.Cominciare a utilizzare le Private Rooms è semplice e intuitivo per le aziende e i loro dipendenti:

1. In primo luogo, l’azienda deve scaricare l'ultima versione di ONLYOFFICE Workspace (versione Community o Enterprise) sul proprio server e attivare le Private Rooms su ‘Impostazioni’ del portale nel panello di controllo,
2. è poi necessario installare l’ultima versione degli ONLYOFFICE Desktop Editors,
3. il terzo passo consiste nel collegare l'applicazione desktop all'istanza ONLYOFFICE nella sezione Connect to cloud,
4. da ultimo, sarà sufficiente visitare la sezione Private Room per iniziare a modificare e co-editare i documenti in modo riservato.