Tre motivi per includere i telefoni IP nel budget ICT del 2023

Che la telefonia IP soddisfi le esigenze legate alla moderna telefonia aziendale a fronte della sua maggiore scalabilità e della significativa riduzione dei costi è un fatto ormai assodato. Il VoIP ha vissuto un enorme sviluppo dai suoi albori, e oggi si integra perfettamente anche con altre tecnologie emergenti come il 5G, l’IoT. Proprio il suo elevato potenziale in termini di sviluppo e integrazione costituisce uno dei pilastri dell’attuale successo mondiale della telefonia IP. Anche la grande corsa alla digitalizzazione degli ultimi anni ha contribuito alla crescente accettazione delle piattaforme e dei servizi di telecomunicazione moderni.

Non sorprende dunque che le ultime previsioni Research & Markets attribuiscano ancora al mercato globale dei servizi VoIP una crescita esponenziale di fino a oltre i 102 miliardi di dollari entro il 2026. Anche le aziende più conservatrici tra gli early adopter percepiscono ora la necessità di affidarsi alle nuove soluzioni per le telecomunicazioni. Basate su standard aperti e in grado di offrire un’integrazione ancora maggiore con l’infrastruttura e i sistemi ERP/CRM esistenti, esse includono un maggior numero di scenari applicativi per lavoratori da casa e da remoto.

Ci si può pertanto aspettare che la sostituzione delle precedenti soluzioni TLC con piattaforme UCC più efficienti figuri nel budget ICT del 2023 di molte aziende, soprattutto ora che il lavoro ibrido è diventato di fatto parte integrante della cultura lavorativa. L’esperienza dimostra tuttavia, che l'investimento in una nuova soluzione UCC è solo limitatamente foriero di un aumento della produttività svincolata dal luogo di lavoro, se i terminali IP in uso non vengono sostituiti di conseguenza: solo i telefoni IP più moderni e mantenuti allo stato dell’arte attraverso regolari aggiornamenti del firmware garantiscono il massimo supporto delle funzioni UCC eventualmente determinanti per l’acquisto. Ma non è tutto: altri tre fattori sottolineano l’importanza dei telefoni IP in ambito aziendale. Snom Technology, produttore premium di terminali e accessori VoIP per le aziende e l'industria, illustra quali sono.

1. Terminali IP: molto più che semplici telefoni

A partire dalla fine degli anni ‘90, con l'introduzione del Voice over IP, i centralini IP sono stati sviluppati secondo i paradigmi dei sistemi telefonici tradizionali. Si trattava quindi per lo più di sistemi chiusi, da utilizzarsi on-premise, che consentivano esclusivamente l’uso di centralino e terminali della stessa marca. Questa mancanza di flessibilità comportava costi elevati nel caso in cui si desiderasse modificare la configurazione del sistema e usufruire di nuovi servizi, oppure qualora fossero necessari interni aggiuntivi.

Oggi soluzioni simili sarebbero impensabili: I sistemi VoIP sono scalabili in qualsiasi momento e, basandosi su standard aperti, possono essere impiegati per altri scenari d’uso: tramite API è possibile ampliare la dotazione funzionale del sistema VoIP e dei telefoni con semplici update, evitando lo spreco di tempo e denaro per un aggiornamento dell’hardware, ancor più irrilevante nel caso di piattaforme di telefonia software, sempre più spesso ospitate nel cloud per la sua efficienza in termini di costi. Una variante che offre alle aziende ancora più opzioni nella scelta del provider, della soluzione per la telefonia e, non da ultimo, dei terminali IP.

Ed ecco che nuovi criteri di valutazione dei telefoni, tra cui la qualità audio, la robustezza, la versatilità e il design, guadagnano improvvisamente rilevanza. Solo successivamente entra in gioco il fattore costo, commisurato alla gamma di funzioni di cui l’azienda ha bisogno. I telefoni IP di nuova generazione possono fungere da centrale di controllo per l'automazione degli uffici, da componente del sistema di citofonia, videosorveglianza o di allarmi antincendio, o ancora da base per il monitoraggio di oggetti e persone. Questa versatilità è la riprova ancora oggi dell’efficienza economica dei terminali IP.

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1. Più utili che mai

Se i telefoni IP e la piattaforma selezionata sono interoperabili, è possibile anche configurare i dispositivi da remoto tramite autoprovisioning: i telefoni dell’ufficio o di casa possono essere messi in funzione direttamente dal dipendente in modalità "plug & play" e gli aggiornamenti possono essere eseguiti anche dal responsabile IT dalla sede centrale. Ciò comporta un grande risparmio di tempo e denaro per tutti i soggetti coinvolti.

L’efficienza economica dei telefoni IP si manifesta ancora più palesemente con la funzione hot-desking. Non importa in quale filiale o locale dell'azienda si trovi il dipendente, loggandosi su un qualsiasi terminale avrà accesso a tutte le sue funzioni e impostazioni. Lo stesso vale, ovviamente, anche a casa. Con il loro telefono IP idealmente connesso al centralino aziendale tramite VPN, gli smart worker fruiscono senza soluzione di continuità delle rubriche condivise, delle informazioni sullo stato di presenza dei colleghi e di tutte le funzioni che caratterizzano i telefoni aziendali (ad esempio DND, chiamate di gruppo e inoltro automatico delle chiamate in base a criteri specifici).

Se il telefono è parte integrante dell’impianto citofonico, il dipendente può persino, attivare da casa la sbarra del parcheggio, comunicare a tutti gli addetti dell’impresa di pulizie, premendo un solo pulsante, quali locali devono essere puliti, e ancora ricevere segnalazioni di allarme (uomo a terra, posizione e movimentazione di oggetti, ecc.) e reagire di conseguenza. Sono tutti servizi che evidenziano il contributo concreto dei telefoni IP all'efficienza dell'azienda. Riprodurre funzionalità simili con app per la telefonia IP per smartphone è molto complicato.

1. Comunicazione sicura

Comunicazione e produttività vanno di pari passo. L’esperienza delle fasi più acute della pandemia ha evidenziato quanto sia importante disporre di terminali per le telecomunicazioni adeguati per salvaguardare la produttività. Una delle caratteristiche chiave dell'ultima generazione di telefoni IP sono i meccanismi di sicurezza integrati, che consentono l’accesso al centralino solo a dispositivi specifici e viceversa, randomizzano la porta su cui vengono effettuate le chiamate e includono meccanismi di crittografia per tutto il traffico vocale. Nel caso dei produttori europei, le linee guida sulla protezione dei dati in vigore nell'UE e nei singoli Stati membri vengono osservate anche "by design". Ciò rende molto più difficile ai cybercriminali registrare le conversazioni attraverso i telefoni IP rispetto a smartphone o a tradizionali telefoni da casa.

Inoltre, i produttori premium di terminali IP e accessori come Snom Technology, offrono regolarmente aggiornamenti gratuiti del firmware, che da un lato aggiungono ulteriori funzioni ai telefoni e dall'altro risolvono eventuali lacune o vulnerabilità exploitabili. In questo modo, le aziende possono essere sicure di utilizzare dispositivi sempre all'avanguardia in termini di sicurezza.

Conclusioni

Le ragioni del successo inarrestabile della comunicazione digitale sono innumerevoli. Ma la partita non si gioca più esclusivamente tra coloro che utilizzano soluzioni e dispositivi professionali e coloro che non lo fanno. Né tra gli early adopters e i procrastinatori. La partita per il futuro della telefonia IP si decide tra chi vede questa tecnologia solo come un altro modo per condurre attività di routine e chi invece approfitta di queste tecnologie per ripensare da zero i processi aziendali.